海外の展示会に出展してみましょう!~代理店開拓・営業に効果的

取引先の新規開拓のために、海外の展示会に出展してみましょう!

PART III 展示会徹底活用法

さらにビジネスを拡大!展示会に参加する!

さて、ここまではインターネットを通した仕掛けについてお話をして参りました。ここからは、実際に、直接バイヤーと会える展示会について解説をして参りたいと思います。あなたの会社は、海外展示会に出展されたご経験はございますか?やはり展示会の注目度は高く、世界初の商品や、世界初のその先が発表になるなど、まさに情報発信の王道です。

日本で見込み客を待つには長い期間がかかります。反面、展示会は見込客が自ら手をあげてやって来てくれるのです。(競合他社も同時に調査にやってきますが。。。)ホームページで相手からの連絡をスムーズに受け付ける仕組みを構築したのですから、プラスで展示会出展というプロセスがどれほどの効果を発揮するのかは容易に想像できます。各国、それぞれの業界の展示会は、展示会ポータルサイトで簡単に検索できます。時期、規模、場所、費用を確認し、商品が揃ったらぜひ参加を検討してみましょう。

ここでひとつポイントがあります。海外の展示会は日本国内の展示会のような「顔合わせ」「発表会」とは異なり、「商談」「契約」の勝負の場です。名刺交換だけでは終わらず、具体的な価格交渉や、サンプル発注に進む事も珍しくはありません。ブースに来る見込客とのファーストコンタクトから真剣勝負が始まっています。こちらも、向こうも、お互いに査定、値踏みし合うのです。バイヤーは数日かけて会場をまわり、取引先候補のカタログを集め、ホテルでホームページをチェックし、興味があれば再びブースに戻ってきます。

バイヤーは最初にあなたのここを見る!

バイヤーは自分に合った独自性のある商品を探しています。或いは、既にインターネットで調査した企業のブースを目指して歩いています。そして、堂々と展示を行っているブースに入ってきます。よく中国企業のブースで見かけますが、ブースでスタッフ同士が椅子に座り話し込んでいたり、その場で弁当を出して食事をしていたり、殆ど商品がディスプレイされていなかったり、、そのようなブースには当然ながらバイヤーは集まりません。バイヤーの裏の欲求は常に「安心感」です。積極的に、バイヤーが好きそうな商品を勧め、なぜそれを買うべきかを説明し、自分たちの技術、特徴の説明をする。そんな企業にだけバイヤーは取引を求めてくるのです。

展示会出展に向けて必要なこと、モノとは?

展示会出展にはまず申し込みをしなくてはなりません。検索サイトで展示会を絞り込んだら、主催者に資料請求を行います。時期、費用などを検討し、自社の展示ブースの大きさ(コマ数)を決め、申し込みを行います。展示会によりますが、大体、3m×3m程度が1コマの基準になっています。前述のように、人気のある展示会はすぐに予約でいっぱいになってしまうこともありますので、決断後の主催者への連絡は早めに行うとよいでしょう。

申し込みが受託されたら、ブースの位置(コマ割り)が決定されます。やはり出展の歴史が長い企業や有名企業ほどよい位置に配置されますので、初年度はもしかしたら会場隅の目立たない場所に配置されてしまうかもしれません。コマの決定方法を事前に主催者に確認するとよいでしょう。

次に商品の展示イメージを検討し、ブースの装飾をデザインします。何もしなければ主催者により決められた最低限の設備で展示をすることになります。展示会にもよりますが、壁に2段の棚、机ひとつ、椅子2つ、後は何もないような状態です。ここに、主催者が要した有料オプションを付け加えていきます。予算があれば、外部デザイン会社にブースデザインを委託し、見た目も立派なデコレーションを作ることもできます。

展示会開催時期1~2か月ほど前になると、主催者から招待券が届きますので、それを見込み客に送ります。展示会にぜひ来てください、とそんな想いを込めて。

開催数日前~前日など、主催者指定の日程で商品が展示会場に届くように物流を手配します。主催者と相談しながら搬入の日程を立てることもあれば、小さなものであれば宿泊予定のホテルに送っておいてもよいでしょう。もちろん、ホテルへの連絡、確認は何度も行いましょう。展示物を紛失してしまう、当日に間に合わないなどということがあれば、展示会自体もそれまでの努力も全て無駄になってしまいます。余裕を持ったスケジュールで段取りを行いましょう。

展示会出展に向けての日程組

展示会や商品の性質によっても異なりますが、大まかな参考として、展示会の申し込みを順調に終えて、当日までの流れ、日程は以下のようになります。ここでは仮に、展示会開催日を3月中旬とし、その流れを見ていきます。

  • 12月中旬
    既に申し込みを終え、主催者から確認の書類や資料が届いている状態にする。
  • 1月上旬
    お正月休みが明けたらすぐにブースデザインを決定する。
    展示物やポスター等のデザイン作成。日本で作るものは制作を行う。
  • 1月上旬から中旬
    展示商品と備品の決定、リスト化する。
  • 1月下旬から2月上旬
    出張要員決定、役割分担、シフトの打合せを行う。書面化。
    現地でのコンパニオン(必要なら)、アルバイトの採用を行う。
    出張スケジュールを決定する。
    ホテルを予約する。主催者指定のホテルは割安になる場合もある。
    エアーチケットを予約する。
    展示会招待客リストを作成する。
    主催者側で作る内装のデザインを提出する。
    ホームページでの展示会出展の告知をする。
    招待客へのお土産の検討、必要なら手配をする。
  • 2月中旬
    招待客へ招待状を発送する。
    展示商品と備品を発送(商品の種類により前後する)する。
    名刺を追加で作成する(大量に必要になる場合がある)。
  • 3月上旬
    現地で利用する携帯電話の手配をする(空港でのレンタルは高額)。
    展示商品と備品の現地到着(主催者指定場所、ホテル、代理店など)の確認。
  • 3月中旬
    展示会が開催される。
備品リスト

展示会場の準備にも、開催中にも備品が必要です。忘れずに準備しましょう。カタログなどの必要な広告物の搬入も忘れずに行ってください。

  • はさみ
  • ホチキス
  • ホチキス芯
  • セロテープ
  • ガムテープ
  • カッター
  • ペットボトルの水
  • 紙コップ
  • 雑巾
  • ビデオなどの動画記録ができるもの
  • パソコン
  • ノート(見込み客の名刺やメモを貼り付ける)
  • 代理店、顧客リスト(国別で検索できるようにしておく)
  • 筆記用具
  • 地図

バイヤーと直接商談!ここを確認!(チェックリスト解説)

さあ、いよいよ展示会本番です。次々とバイヤーや、よくわからない人たちがブースを訪れます。まずは名刺交換をし、相手がどのような人なのかを確認しましょう。競合他社のスパイや冷やかしの訪問であれば、首から下げている名札が裏返されて見えないようにしてある、名刺交換を断るなどの特徴的な動きがあります。

大事なカタログを渡す必要はないでしょう。

プロのバイヤーは自分が業界について知っていることを示してきます。堂々と自国のマーケットのことについて知っているとPRしてきます。それは、プロのバイヤーこそ、あなたに対してもプロフェッショナルなマナーを望んでおり、プロとして付き合いたいと思っているからです。

海外の展示会では日本人にとっては早急すぎると感じるくらい、その場で価格を問われたり、取引条件を質問されたり、慣れるまでは圧倒されてしまうことがあります。その時、「では社に戻って検討を。。」「私には決められませんので。。」と自信なくネガティブな対応をすれば、バイヤーはきっと「安心感」が満たされず、次に訪問する競合他社と契約を結んでしまうでしょう。堂々と、「では、この調査票に貴社の情報をご記入ください。展示会終了後●●日以内にご連絡致します。ありがとうございます!」と前向きに、ポジティブに対応してください。

同様に、この時点から自らの権利の保障ばかりを主張するようなバイヤーとは取引をしない方がいいでしょう。トラブルの元です。

顧客管理カルテに必要なチェック項目

バイヤーに調査票作成のための基本情報を頂いたら、1~5の五段階評価で顧客管理カルテを作成してみましょう。貴社の見込み顧客リストになる貴重なデータです。厳重に管理しましょう。

カントリーリスクチェック

その国の景気

世界不況であっても、それぞれの国で成長性が違います。

政治、金融の安定度

特に発展途上国では選挙の年は経済が停滞する場合があります。

その国の日本に対するイメージ

反日国家、地域で売上も変わってきます。

市場リスクチェック

市場規模

GDP、貴社商品のユーザー人口はどうか。

市場の成長性

その市場の成長度合を評価します。

商品のニーズレベル

競合他社の商品で既に溢れているのか、オンリーワンなのか。

自社商品の価格競争力

他社商品やその国の購買力を検討します。

自社の技術競争力

他社と比べて自社の技術力はどうか、その国の要求に応えられるか。

ローカライズ、カスタマイズの必要レベル

電圧やプラグ形状、規制、翻訳などの要求はどうか。

競合レベル

ローカルの競合が存在するか、その強さはどうか。

企業リスクチェック

バイヤーの会社の成長性

その会社のポリシーや方向性なども聞ければベスト。

会社のタイプ

積極的な会社か、保守的な会社か、連絡が取り易いかなど。

予算レベル

あなたの会社の商品を年間どのくらい販売するつもりなのか。

与信

バイヤーの会社の信頼度の評価。取引条件を決定する判断材料。

見込み顧客保有レベル

既に貴社商品を売る顧客層を掴んでいるか、市場について熟知しているか。

担当者の人格

バイヤーが社長なのか、部下が担当者なのか、性格を分析。

担当部署の性格

情報共有のできた部署なのか、担当者以外は誰も状況がわからないのか。

価格への反応

必ず「高い」と交渉してくるのか、きちんとしたロジックを持っているのか。

技術対応レベル

商品に対する技術、貿易の知識、その対応レベルを確認。

業界知識レベル

業界の編成、人事、新商品、トレンドなど、他社の情報をたくさん持っているか。

取引したいと言ってきた相手が日本企業だったら?

日本にも多くの輸出専門商社が存在しており、彼らもまた展示会を訪問し、新たな商品や、新たな顧客を探し歩いています。もし、そんな日本の商社があなたの商品を扱いたいと申し出てくれた場合、以下の基準で評価をして下さい。

技術・専門知識

その会社が専門商社であれは、その分野の商品については熟知しているはずです。日本の商社に対しては厳しい基準でもオーケーです。あなたに代わってどれ程の専門知識を持ってバイヤーと交渉にあたってくれるのか、冷静に評価しましょう。伝票のトンネル会社では価値がありません。

ローカルプレゼンス

地理的に遠い国、規制が厳しい国、例えば中近東などにローカルステーションを持ち、常に日本人が滞在しているような商社には取引する価値があります。あなたに代わって、現地で直接営業活動をしてくれる日本人がいるかどうか、判断の重要な基準になります。

金融機能為替リスク・投資

前払いに応じないバイヤーとの間に入ってもらう、円建てに応じないバイヤーとの間に入ってもらい、リスクヘッジをしてもらう。商社の活用法はそれだけではありません。共同プロジェクトで投資費用を分担するなど、経営基盤の強い商社には金融機能が期待できます。

展示会が終了したら

展示会が終了すれば、持ち込んだ展示サンプル品や余ったカタログなどを処分するか、日本に持ち帰らなくてはなりません。これがまた費用もかかり、大きな機械などの場合には段取りも大変です。バイヤーもそんなメーカーの事情をよく分かっています。ここぞとばかりに、特に取り扱いが簡単な小さな商品である場合、「このサンプルを売ってくれ」と交渉を持ち掛けてきます。もちろん、価格は通常価格の半額以下にしてくれ、などという厳しい条件付きです。商品をその後どうするのか、使えるサンプルなのか、模型なのか、新品再生にかかるコストはどうなのか? 余ったカタログも一緒に引き取るなどのカウンター条件を付けて、現金で売ってしまうのも一つの手です。

契約、国際ビジネスがついにスタート!

取引することが決まれば、ついに契約、ビジネスがスタートします。ここまでくれば、後は市販の輸出ビジネス専門書に書かれていることと同じです。契約書を作成し(必ずあなたが作成してください。相手に作成させると不利な内容になります。)、サンプルを送付し、、と取引がスタートしていきます。ここまで長かったですが、うまくいってよかったですね。お疲れ様でした!

そして、ここからはルート営業ですから、「一度の取引でおしまい」というわけにはいきません。日々のコミュニケーションを頻繁、的確に行いながら、お互いの業績の拡大について話し合いを続ける必要があります。特に自社商品のユーザーの声、フィードバック、競合他社の動きの情報を取り入れるようにして下さい。バイヤーは必要に応じて、自国市場での拡販案として、商品改造、ローカライズを要求してきます。出来る限り協力をしていくことが望ましいでしょう。

海外ビジネスには、相手国の様々な規制の情報が必要不可欠です。日本にも輸入の際には薬事法、食品衛生法、植物検疫法、その他数え切れないほどの規制があります。常に情報を得られるように、ここでご紹介したような方法で情報窓口を広げておき、あらゆるコンタクトから情報を収集しておきましょう。

また、バイヤーや展示会訪問者とはよ好な関係を維持しながら、定期的に相手国を訪問したり、展示会で再開したりしながら、バイヤー、オーナー、そして、担当者以外の相手スタッフとも信頼関係を築いておきましょう。スピードのある海外輸出ビジネスに対応するには、より多くの情報源、味方、協力者を得ておくことが何より大切です。

海外ビジネスはドライなものですが、その一方でとても楽しいものです。ビジネスが軌道に乗れば、展示会で定期的に会い、相手国を訪問し、情報交換をし、一緒に食事をし、時にはクレームや揉め事もあり、本当は人間味たっぷりの手触りのあるリアルなビジネスです。

世界中から集まる商人を相手に積み重ねるキャリアや体験は、あなたの世界観、人生観を大きく変えてくれることでしょう。そんなまだ見ぬお客様との新たな出会いを楽しみにしつつ、ここに書かれた一つひとつのことをぜひ実行してみてください!きっとあなたの海外進出、海外営業に何かの変化が起こるはずです。